Yrityksen sähköpostiosoite ei ole vain kätevä tapa viestiä, vaan se on myös tärkeä väline yrityksesi imagon rakentamisessa. Toisin kuin tavalliset sähköpostipalvelut, yrityksen sähköpostiosoite on liitetty yrityksen verkkotunnukseen, mikä tekee siitä ammattimaisemman näköisen. Tässä artikkelissa näytämme, miten voit luoda yrityssähköpostiosoitteen vain viidessä minuutissa ilmaiseksi, ja kerromme sen eduista.

Saat tietää, miksi yrityksen sähköpostiosoite on välttämätön askel kaikille yrityksille, jotka haluavat lisätä brändin uskottavuutta ja varmistaa turvallisen viestinnän.

Mikä on yrityksen sähköpostiosoite?

Yrityksen sähköpostiosoite on erityinen sähköpostiosoite, jossa käytetään yrityksen verkkotunnusta. Esimerkiksi Gmailin tai Yahoon kaltaisten tavallisten sähköpostipalvelujen sijaan saat esimerkiksi osoitteen “nimi@companyname.com”.

Tämä osoite korostaa ammattimaisuutta ja lisää asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden luottamusta yritystäsi kohtaan. Sen avulla voit myös järjestää sisäisen kirjeenvaihdon paremmin, valvoa paremmin tietoturvaa ja lisätä brändin tunnettuutta. Yritysposti ei ole vain kätevää, vaan myös tärkeä osa ammattimaista imagoasi.

Yrityksen sähköpostiosoitteen käytön edut

Yrityssähköpostin käytöstä on useita merkittäviä etuja mille tahansa yritykselle. Ensinnäkin se luo ammattimaisen kuvan. Sinun on myönnettävä, että sähköpostiviesti osoitteesta vasya1990@gmail.com ei näytä yhtä luotettavalta kuin v.petrenko@companyname.com. Asiakkaat ja yhteistyökumppanit näkevät heti, että he ovat tekemisissä vakavasti otettavan organisaation kanssa.

Yritysposti parantaa myös tietoturvaa. Yrityksellä on täysi määräysvalta työntekijöiden postilaatikoihin ja se voi toteuttaa lisäturvatoimenpiteitä. Tämä on erityisen tärkeää liikesalaisuuksien ja luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi.

Toinen etu on hallinnoinnin helppous. Järjestelmänvalvoja voi helposti luoda uusia postilaatikoita, poistaa vanhoja ja määrittää käyttöoikeudet. Kun työntekijä lähtee, ei ole vaaraa tärkeiden tietojen tai yhteystietojen menettämisestä.

Yrityssähköposti helpottaa viestintää yrityksen sisällä. Voit luoda yleisiä postituksia, ryhmäkeskusteluja ja kalentereita. Tämä helpottaa huomattavasti osastojen ja toimipisteiden välisen työn koordinointia.

Sisäisen sähköpostijärjestelmän avulla voit mukauttaa sitä yrityksesi erityistarpeisiin. Voit integroida järjestelmään lisäominaisuuksia, kuten automaattisen arkistoinnin tai sähköpostikampanjoiden tehokkuuden analysoinnin.

Yrityksen sähköpostiosoitteen ilmainen luominen

Tämä menetelmä on yksinkertainen ja lähes jokaisen verkkosivuston omistajan ulottuvilla. Sen avulla voit luoda ammattimaisen sähköpostiosoitteen omalla verkkotunnuksellasi ilmaiseksi. Sinun tarvitsee vain noudattaa muutamia perusvaiheita.

Kun luot pienyrityksen verkkosivuston, sinun on ensin ostettava verkkotunnus ja tilattava web-hostingpalvelu. Monet hosting-palveluntarjoajat tarjoavat ilmaisia yrityssähköpostin luontipalveluja yhdessä hosting-palvelun kanssa, joten prosessi on kätevä ja edullinen myös aloittelijoille.

Voit yleensä luoda useita sähköpostiosoitteita verkkotunnuksellasi (esim. info@companyname.com), mikä näyttää ammattimaisemmalta ja lisää asiakkaiden luottamusta.

Menetelmä 1. Luo yrityksen sähköpostiosoite ilmaiseksi

Vaiheet ilmaisen yrityssähköpostiosoitteen luomiseen:

1. Verkkotunnuksen ja hostingin rekisteröinti. Ensimmäinen vaihe on valita verkkotunnus, joka edustaa yritystäsi Internetissä. Tätä varten voit käyttää Hostkossin palveluja. Ne tarjoavat edullisia vaihtoehtoja nopeaan verkkotunnuksen rekisteröintiin ja luotettavaan isännöintiin, jonka pohjalta luodaan yrityssähköposti.

2. Kirjaudu sisään cPaneliin. Kun verkkotunnus ja hosting on rekisteröity, pääset cPanel-hallintapaneeliin. Tämä on tärkein työkalu kaikkien verkkosivusto- ja sähköpostipalvelujesi määrittämiseen. Aloittaminen cPanelilla: Aloittelijan opas

3. Luo sähköpostiosoite. Etsi cPanelissaSähköposti-osio ja valitseLuo uusi postilaatikko-vaihtoehto.

Sinun on määritettävä sähköpostin nimi (esimerkiksi info@companyname.com), asetettava salasana ja valittava postilaatikon koko. Tämän jälkeen yrityksen sähköpostiosoitteesi on valmis käytettäväksi.

4. Määritä sähköpostiohjelmasi. Jos aiot käyttää sähköpostia älypuhelimella tai sähköpostiohjelmalla (esimerkiksi Outlook tai Thunderbird), älä unohda määrittää IMAP- tai POP3-protokollia ja syöttää tarvittavat yhteystiedot.

Menetelmä 2. Luo yrityksen sähköpostiosoite muihin palveluihin

Katsotaanpa, mitkä ovat tärkeimmät vaiheet, jotka sinun on käytävä läpi.

1. Valitse alusta sähköpostiosoitteen luomista varten

Ennen kuin luot yrityssähköpostiosoitteen, sinun on valittava alusta, jolla sitä ylläpidetään. On olemassa useita suosittuja vaihtoehtoja, ja jokaisella niistä on omat etunsa.

2. Yleiskatsaus suosittuihin alustoihin

  • Google Workspace: Tämä on yksi suosituimmista vaihtoehdoista. Google Workspace tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, integraation muihin Googlen palveluihin ja ilmaisen kokeilujakson. Etuihin kuuluvat valtava tallennustila ja tehokkaat yhteistyövälineet.
  • Zoho Mail: Tämä alusta tarjoaa myös mahdollisuuden luoda ilmainen yrityssähköpostiosoite. Zoho Mail on tunnettu helppokäyttöisyydestään ja pienille yrityksille suunnatuista ilmaisista suunnitelmista. Lisäksi löydät täältä hyödyllisiä liiketoiminnan hallintatyökaluja.
  • Näkymät: Microsoft Outlook tarjoaa ilmaisen sähköpostin Outlook.comin kautta, mutta yritysratkaisuihin Microsoft 365 on parempi valinta. Tämä alusta integroituu muihin Microsoftin tuotteisiin, joten se on ihanteellinen yrityksille, jotka jo käyttävät Microsoftin palveluja.

3. Vertaile ominaisuuksia ja hintoja

Ennen alustan valintaa kannattaa vertailla ominaisuuksia ja hintoja. Google Workspace, Zoho Mail ja Outlook tarjoavat eritasoisia toimintoja. Kiinnitä huomiota esimerkiksi tallennuskapasiteettiin, tietoturvaominaisuuksiin, integrointiin muiden palvelujen kanssa ja tilauskustannuksiin. Määrittele, mitkä ominaisuudet ovat yrityksesi kannalta kriittisiä, ja valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva alusta.

4. Verkkotunnuksen rekisteröinti

Yrityksen sähköpostiosoitteen luominen edellyttää verkkotunnuksen rekisteröintiä. Tämä on ainutlaatuinen verkko-osoitetietueesi, joka edustaa yritystäsi. Verkkotunnuksen rekisteröinti on yksinkertainen prosessi, mutta se voi olla hieman hämmentävä, jos et ole tehnyt sitä aiemmin.

5. Miten valita oikea verkkotunnus?

Verkkotunnuksen valinta on tärkeä vaihe. Verkkotunnuksen tulisi olla lyhyt, mieleenpainuva ja kuvastaa yrityksesi olemusta. Käytä liiketoimintaasi liittyviä avainsanoja, jotta mahdolliset asiakkaat löytävät sinut helposti. Varmista myös, että verkkotunnus ei sisällä monimutkaisia merkkejä tai vaikeasti lausuttavia sanoja.

6. Mistä ostaa verkkotunnus?

Verkkotunnuksen voi ostaa verkkotunnusrekisterinpitäjiksi kutsuttujen erikoistuneiden yritysten kautta. Suosittuja vaihtoehtoja ovat esimerkiksi hostkoss ja Namecheap. Ennen ostoa kannattaa vertailla eri rekisterinpitäjien tarjoamia hintoja, ehtoja ja lisäpalveluita.

Vinkkejä ja niksejä

Oikean salasanan valinta, tietoturvan ylläpito ja allekirjoituksen luominen auttavat sinua ylläpitämään korkeatasoista tietosuojaa ja luomaan yrityksestäsi myönteisen vaikutelman. Seuraavassa on muutamia hyödyllisiä vinkkejä.

Miten valitsen salasanan sähköpostiosoitteeseeni?

Salasanan valinta on ensimmäinen ja ehkä tärkein vaihe sähköpostiosoitteesi suojaamisessa. Tässä on muutamia vinkkejä:

  1. Ainutlaatuisuus: Luo salasana, jota ei käytetä missään muualla. Vältä ilmeisiä yhdistelmiä, kuten syntymäaikoja tai yksinkertaisia sanoja.
  2. Pituus: On suositeltavaa, että salasanan pituus on vähintään 12 merkkiä. Mitä pidempi salasana on, sitä vaikeampi se on murtaa.
  3. Merkkien yhdistelmä: Käytä isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä (esim. !, @, #, $) lisätäksesi salasanasi monimutkaisuutta.
  4. Salasanojen hallinta: Harkitse salasanahallintaohjelman käyttöä. Näiden ohjelmien avulla voit tallentaa ja luoda monimutkaisia salasanoja ilman, että sinun tarvitsee muistaa niitä.

Yritysten sähköpostiosoitteiden parhaat turvallisuuskäytännöt

Sähköpostin tietoturva ei ole vain salasanasuojausta. Seuraavassa on muutamia huomioon otettavia peruskäytäntöjä:

  1. Kaksitekijätodennus (2FA): Aktivoi aina 2FA, jos alustasi tukee sitä. Tämä on lisäturvakerros, joka vaatii toisen tekijän (esimerkiksi puhelimeesi lähetetyn koodin) kirjautumista tilillesi.
  2. Vaihda salasanasi säännöllisesti: Vaihda salasanasi vähintään kerran 3-6 kuukauden välein. Tämä auttaa vähentämään tietomurron riskiä, vaikka salasanasi olisikin vaarantunut.
  3. Ole varovainen sähköpostien kanssa: Etenkin, jos ne sisältävät linkkejä tai liitetiedostoja. Varmista, että sähköpostin lähde on luotettava.
  4. Ohjelmistopäivitykset: Suojaudu uusilta uhkilta pitämällä ohjelmistosi aina ajan tasalla. Tämä ei koske vain sähköpostia vaan myös käyttöjärjestelmää ja muita sovelluksia.

Miten voin määrittää sähköposteihin allekirjoituksen?

Sähköpostin allekirjoitus on käyntikorttisi digitaalisessa maailmassa. Kun saat sähköpostiosoitteesi oikein, voit parantaa yrityksesi imagoa. Näin se onnistuu:

  1. Perustiedot: Ilmoita nimesi, tittelisi, yrityksesi, yhteystietonumerosi ja verkkosivustosi osoitteet. Näin vastaanottajat voivat tavoittaa sinut nopeasti.
  2. Tyyli ja muotoilu: Käytä yksinkertaista ja ammattimaista fonttia. Vältä kirkkaita värejä ja monimutkaisia fontteja, jotta allekirjoituksesi näyttää siistiltä.
  3. Sosiaalinen media: Jos yrityksesi on aktiivinen sosiaalisessa mediassa, älä unohda lisätä kuvakkeita ja linkkejä profiileihisi. Näin asiakkaat löytävät sinut helposti muista kanavista.
  4. Testaus: Testaa, miltä allekirjoituksesi näyttää eri laitteilla ja sähköpostiohjelmilla, jotta voit varmistaa, että se näkyy oikein kaikilla vastaanottajilla.

Ongelmanratkaisu

Kun käytät yrityksen sähköpostiosoitetta, saatat kokea erilaisia ongelmia, jotka vaikuttavat tuottavuuteesi.

Mitä teen, jos en saa sähköposteja?

Jos et saa sähköposteja, älä hätäänny. Seuraavassa on muutamia ohjeita, joiden avulla voit ratkaista tämän ongelman:

  1. Tarkista roskapostikansiosi: Tärkeät sähköpostit voivat usein päätyä roskaposti- tai roskapostikansioon. Tarkista nämä kansiot varmistaaksesi, että tarvitsemasi viestit eivät ole siellä.
  2. Tarkista osoitteen oikeellisuus: Varmista, että lähettäjät käyttävät oikeaa sähköpostiosoitetta. Pienikin virhe voi johtaa siihen, että sähköposti ei saavuta sinua.
  3. Tarkista suodattimen asetukset: Jos sinulla on suodattimia tai sääntöjä, ne saattavat estää tai siirtää tärkeitä viestejä. Tarkista asetukset varmistaaksesi, ettei mikään estä sinua vastaanottamasta sähköposteja.
  4. Ota yhteyttä palveluntarjoajaan: Jos et vieläkään saa sähköpostiviestejä, ongelma voi olla sähköpostipalveluntarjoajassasi. Ota yhteyttä heidän tukitiimiinsä saadaksesi apua.

Miten voin palauttaa tilini käyttöoikeuden?

Yrityksen sähköpostiosoitteen menettäminen voi olla stressaava tilanne, mutta on olemassa muutamia yksinkertaisia toimia, joilla voit toipua:

  1. Käytä salasanan palautustoimintoa: Useimmilla alustoilla on “Unohditko salasanasi?” -vaihtoehto. Napsauta tätä painiketta ja noudata ohjeita salasanasi palauttamiseksi.
  2. Tarkista varmuuskopioidut sähköpostiosoitteet: Jos olet määrittänyt varasähköpostiosoitteen rekisteröinnin yhteydessä, saatat saada ohjeet pääsyn palauttamiseksi.
  3. Ota yhteyttä tukitiimiin: Jos et pysty itse saamaan pääsyä takaisin, ota yhteyttä palveluntarjoajasi tekniseen tukeen. He voivat auttaa sinua tarkistamaan henkilöllisyytesi ja palauttamaan käyttöoikeuden.

Lue lisää artikkeleita

Usein kysytyt kysymykset (FAQ) yritysten sähköpostiosoitteista

Voinko käyttää henkilökohtaista sähköpostiosoitettani töissä?

Vaikka se on mahdollista, on parempi käyttää erillistä yrityssähköpostiosoitetta. Tämä auttaa sinua säilyttämään ammattimaisen imagon ja pitämään työsähköpostisi yhdessä paikassa.

Kuinka usein minun pitäisi vaihtaa salasanani?

Suosittelemme vaihtamaan salasanasi vähintään 3-6 kuukauden välein tilisi turvallisuuden lisäämiseksi.

Mitä teen, jos unohdan salasanani?

Käytä alustan salasanan palautustoimintoa, ja jos sinulla on vaikeuksia, ota yhteyttä tukitiimiin.

Voiko minulla olla useita yrityssähköpostiosoitteita?

Kyllä, voit luoda useita osoitteita yrityksesi eri osastoille tai projekteille, mikä voi olla hyödyllistä viestinnän järjestämisessä.

Parhaat hosting-artikkelit, oppaat ja opetusohjelmat kaikille tasoille.

About the Author

Lenka Siker

Lenka on kokenut ohjelmoija, joka osaa liikkua eri alustoilla ja järjestelmissä. Hänellä on yli kolmen vuoden kokemus, ja hän hallitsee Drupalin, TYPO3:n ja Concrete5:n kaltaisia CMS-järjestelmiä, ja hän hallitsee myös WordPressin, joka on lukemattomien verkkosivustojen käyttövoima ympäri maailmaa.

View All Articles