Alamat email perusahaan bukan hanya cara yang nyaman untuk berkomunikasi, tetapi juga alat penting untuk membangun citra perusahaan Anda. Tidak seperti layanan email biasa, alamat email perusahaan ditautkan ke domain bisnis Anda, sehingga terlihat lebih profesional. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara membuat alamat email perusahaan hanya dalam waktu 5 menit secara gratis, dan membahas manfaatnya.

Anda akan belajar mengapa memiliki alamat email perusahaan merupakan langkah penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kredibilitas merek dan memastikan komunikasi yang aman.

Apa yang dimaksud dengan alamat email perusahaan?

Alamat email perusahaan adalah alamat email khusus yang menggunakan domain perusahaan. Sebagai contoh, alih-alih layanan email standar seperti Gmail atau Yahoo, Anda mendapatkan alamat seperti “nama@companyname.com”.

Alamat ini menekankan profesionalisme dan meningkatkan kepercayaan pelanggan atau mitra dalam bisnis Anda. Alamat ini juga memungkinkan Anda mengatur korespondensi internal dengan lebih baik, memberikan kontrol yang lebih besar atas keamanan data, dan meningkatkan kesadaran merek. Email perusahaan bukan hanya sebuah kenyamanan, tetapi juga bagian penting dari citra profesional Anda.

Manfaat menggunakan alamat email perusahaan

Menggunakan email perusahaan memiliki sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan mana pun. Pertama-tama, ini menciptakan citra profesional. Anda harus mengakui bahwa email dari vasya1990@gmail.com terlihat kurang kokoh dibandingkan dengan v.petrenko@companyname.com. Klien dan mitra bisa langsung melihat bahwa mereka berurusan dengan organisasi yang serius.

Email perusahaan juga meningkatkan keamanan data. Perusahaan memiliki kendali penuh atas kotak surat karyawan dan dapat menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan. Hal ini sangat penting untuk menjaga keamanan rahasia dagang dan informasi rahasia.

Keuntungan lainnya adalah kemudahan pengelolaan. Administrator dapat dengan mudah membuat kotak surat baru, menghapus yang lama, dan mengatur hak akses. Ketika seorang karyawan keluar, tidak ada risiko kehilangan data atau kontak penting.

Email perusahaan memfasilitasi komunikasi yang lebih baik di dalam perusahaan. Anda bisa membuat surat umum, obrolan grup, dan kalender. Hal ini mempermudah koordinasi pekerjaan antar departemen dan cabang.

Terakhir, sistem email internal memungkinkan Anda untuk menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Anda bisa mengintegrasikan fitur-fitur tambahan, seperti pengarsipan otomatis atau menganalisis efektivitas kampanye email Anda.

Pembuatan alamat email perusahaan secara gratis

Metode ini sederhana dan dapat diakses oleh hampir semua pemilik situs web. Metode ini memungkinkan Anda untuk membuat alamat email profesional dengan domain Anda sendiri secara gratis. Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah dasar.

Pertama, saat Anda membuat situs web bisnis kecil, Anda perlu membeli domain dan mendaftar untuk hosting web. Banyak penyedia hosting menawarkan layanan pembuatan email perusahaan gratis bersama dengan hosting, membuat prosesnya nyaman dan terjangkau bahkan untuk pemula.

Anda biasanya dapat membuat beberapa alamat email dengan domain Anda (misalnya info@companyname.com), yang terlihat lebih profesional dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Metode 1. Membuat alamat email perusahaan secara gratis

Langkah-langkah untuk membuat alamat email perusahaan gratis:

1. Pendaftaran domain dan hosting. Langkah pertama adalah memilih domain yang akan mewakili perusahaan Anda di Internet. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan layanan Hostkoss. Mereka menawarkan opsi yang terjangkau untuk pendaftaran domain yang cepat dan hosting yang andal, yang akan menjadi dasar untuk membuat email perusahaan.

2. Masuk ke cPanel. Setelah domain dan hosting Anda terdaftar, Anda akan memiliki akses ke panel kontrol cPanel. Ini adalah alat utama untuk mengatur semua layanan situs web dan email Anda. Memulai dengan cPanel: Panduan untuk pemula

3. Buat alamat email. Di cPanel, cari bagianEmail dan pilih opsiBuat kotak surat baru.

Anda perlu menentukan nama email (misalnya, info@companyname.com), mengatur kata sandi, dan memilih ukuran kotak surat. Setelah itu, alamat email perusahaan Anda akan siap digunakan.

4. Siapkan klien email Anda. Jika Anda berencana untuk menggunakan email pada smartphone atau melalui klien email (misalnya, Outlook atau Thunderbird), jangan lupa untuk mengkonfigurasi protokol IMAP atau POP3 dan memasukkan data koneksi yang diperlukan.

Metode 2. Membuat alamat email perusahaan di layanan lain

Mari kita lihat tahapan utama yang harus Anda lalui.

1. Pilih platform untuk membuat alamat email

Sebelum Anda membuat alamat email perusahaan, Anda perlu memilih platform yang akan digunakan untuk menghostingnya. Ada beberapa opsi populer, dan masing-masing memiliki keunggulannya sendiri.

2. Gambaran umum platform populer

  • Ruang Kerja Google: Ini adalah salah satu opsi yang paling populer. Google Workspace menawarkan antarmuka yang mudah digunakan, integrasi dengan layanan Google lainnya, dan uji coba gratis. Manfaatnya termasuk penyimpanan besar dan alat kolaborasi yang kuat.
  • Zoho Mail: Platform ini juga menyediakan opsi untuk membuat alamat email perusahaan gratis. Zoho Mail terkenal dengan kemudahan penggunaannya dan paket gratis untuk bisnis kecil. Selain itu, Anda akan menemukan perangkat manajemen bisnis yang berguna di sini.
  • Outlook: Microsoft Outlook menawarkan email gratis melalui Outlook.com, tetapi untuk solusi perusahaan, Microsoft 365 adalah pilihan yang lebih baik. Platform ini terintegrasi dengan produk Microsoft lainnya, membuatnya ideal untuk perusahaan yang sudah menggunakan layanan mereka.

3. Bandingkan fitur dan harga

Sebelum memilih platform, Anda harus membandingkan fitur dan harga. Google Workspace, Zoho Mail, dan Outlook menawarkan tingkat fungsionalitas yang berbeda. Perhatikan aspek-aspek seperti kapasitas penyimpanan, fitur keamanan, integrasi dengan layanan lain, dan biaya berlangganan. Tentukan fitur mana yang penting untuk bisnis Anda dan pilih platform yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

4. Pendaftaran domain

Untuk membuat alamat email perusahaan, Anda perlu mendaftarkan domain. Ini adalah catatan alamat online unik yang mewakili bisnis Anda. Pendaftaran domain adalah proses yang sederhana, namun bisa sedikit membingungkan jika Anda belum pernah melakukannya.

5. Bagaimana cara memilih domain yang tepat?

Memilih domain adalah langkah penting. Domain Anda harus singkat, mudah diingat, dan mencerminkan esensi bisnis Anda. Gunakan kata kunci yang berhubungan dengan bisnis Anda untuk membantu calon pelanggan menemukan Anda dengan mudah. Selain itu, pastikan domain tidak mengandung karakter yang rumit atau kata-kata yang sulit diucapkan.

6. Di mana tempat membeli domain?

Domain dapat dibeli melalui perusahaan khusus yang dikenal sebagai pendaftar domain. Pilihan populer termasuk hostkoss dan Namecheap. Sebelum melakukan pembelian, bandingkan harga, persyaratan, dan layanan tambahan yang ditawarkan oleh registrar yang berbeda.

Kiat dan trik

Memilih kata sandi yang tepat, menjaga keamanan, dan menyiapkan tanda tangan akan membantu Anda mempertahankan tingkat perlindungan data yang tinggi dan menciptakan kesan positif terhadap bisnis Anda. Berikut adalah beberapa tips yang berguna.

Bagaimana cara memilih kata sandi untuk alamat email saya?

Memilih kata sandi adalah langkah pertama dan mungkin yang paling penting dalam melindungi alamat email Anda. Berikut ini beberapa tipsnya:

  1. Keunikan: Buat kata sandi yang tidak digunakan di tempat lain. Hindari kombinasi yang mudah ditebak seperti tanggal lahir atau kata-kata sederhana.
  2. Panjang: Kata sandi Anda disarankan setidaknya terdiri dari 12 karakter. Semakin panjang kata sandi, semakin sulit untuk dipecahkan.
  3. Kombinasi karakter: Gunakan huruf besar dan huruf kecil, angka, dan karakter khusus (misalnya !, @, #, $) untuk meningkatkan kerumitan kata sandi Anda.
  4. Pengelola kata sandi: Pertimbangkan untuk menggunakan pengelola kata sandi. Program-program ini dapat membantu Anda menyimpan dan membuat kata sandi yang rumit tanpa harus mengingatnya.

Praktik terbaik keamanan untuk alamat email perusahaan

Keamanan email bukan hanya tentang proteksi kata sandi. Berikut ini beberapa praktik dasar yang perlu dipertimbangkan:

  1. Autentikasi dua faktor (2FA): Selalu aktifkan 2FA jika platform Anda mendukungnya. Ini adalah lapisan keamanan tambahan yang memerlukan faktor kedua (seperti kode yang dikirim ke ponsel Anda) untuk masuk ke akun Anda.
  2. Ubah kata sandi Anda secara teratur: Ganti kata sandi Anda setidaknya sekali setiap 3-6 bulan. Hal ini akan membantu mengurangi risiko pembobolan, bahkan jika kata sandi Anda telah dibobol.
  3. Berhati-hatilah dengan email: Waspadai email yang mencurigakan, terutama jika berisi tautan atau lampiran. Pastikan bahwa sumber email tersebut dapat diandalkan.
  4. Pembaruan perangkat lunak: Selalu perbarui perangkat lunak Anda untuk melindungi dari ancaman baru. Hal ini tidak hanya berlaku untuk email Anda, tetapi juga untuk sistem operasi dan aplikasi lainnya.

Bagaimana cara mengatur tanda tangan di email?

Tanda tangan email Anda adalah kartu nama Anda di dunia digital. Membuat tanda tangan email dengan benar dapat meningkatkan citra bisnis Anda. Inilah cara melakukannya:

  1. Informasi dasar: Cantumkan nama, jabatan, perusahaan, nomor kontak, dan alamat situs web Anda. Hal ini akan memudahkan penerima untuk menghubungi Anda dengan cepat.
  2. Gaya dan pemformatan: Gunakan font yang sederhana dan profesional. Hindari warna-warna cerah dan font yang rumit agar tanda tangan Anda terlihat rapi.
  3. Media sosial: Jika bisnis Anda aktif di media sosial, jangan lupa untuk menambahkan ikon dengan tautan ke profil Anda. Hal ini akan memudahkan pelanggan untuk menemukan Anda di saluran lain.
  4. Pengujian: Uji tampilan tanda tangan Anda di berbagai perangkat dan klien email untuk memastikan bahwa tanda tangan tersebut ditampilkan dengan benar untuk semua penerima.

Pemecahan masalah

Ketika Anda menggunakan alamat email perusahaan, Anda mungkin mengalami berbagai masalah yang memengaruhi produktivitas Anda.

Apa yang harus saya lakukan jika saya tidak menerima email?

Jika Anda tidak menerima email, jangan panik. Berikut ini beberapa langkah yang dapat membantu Anda mengatasi masalah ini:

  1. Periksa folder spam Anda: Email penting sering kali masuk ke dalam folder spam atau sampah. Periksa folder ini untuk memastikan pesan yang Anda perlukan tidak ada di sana.
  2. Periksa kebenaran alamat: Pastikan pengirim menggunakan alamat email yang benar. Bahkan kesalahan kecil pun dapat menyebabkan email tidak sampai ke tangan Anda.
  3. Periksa pengaturan filter Anda: Jika Anda memiliki filter atau aturan yang diatur untuk kotak masuk Anda, filter atau aturan tersebut mungkin memblokir atau memindahkan pesan-pesan penting. Periksa pengaturan Anda untuk memastikan tidak ada yang menghalangi Anda menerima email.
  4. Hubungi penyedia layanan Anda: Jika Anda masih belum menerima email, masalahnya mungkin ada pada penyedia email Anda. Hubungi tim dukungan mereka untuk mendapatkan bantuan.

Bagaimana cara memulihkan akses ke akun saya?

Kehilangan akses ke alamat email perusahaan bisa menjadi situasi yang menegangkan, namun ada beberapa langkah sederhana yang bisa dilakukan untuk memulihkannya:

  1. Gunakan fungsi pemulihan kata sandi: Sebagian besar platform memiliki opsi “Lupa kata sandi Anda?”. Klik tombol ini dan ikuti petunjuk untuk mengatur ulang kata sandi Anda.
  2. Periksa alamat email cadangan Anda: Jika Anda menyiapkan alamat email cadangan saat pendaftaran, Anda mungkin menerima instruksi untuk memulihkan akses.
  3. Hubungi tim dukungan: Jika Anda tidak dapat memperoleh kembali akses Anda sendiri, hubungi dukungan teknis penyedia layanan Anda. Mereka akan membantu Anda memverifikasi identitas dan memulihkan akses.

Baca lebih banyak artikel

Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) tentang alamat email perusahaan

Dapatkah saya menggunakan alamat email pribadi saya untuk bekerja?

Meskipun memungkinkan, lebih baik memiliki alamat email perusahaan yang terpisah. Hal ini akan membantu Anda menjaga citra profesional dan menyimpan email pekerjaan di satu tempat.

Seberapa sering saya harus mengganti kata sandi saya?

Kami sarankan untuk mengganti kata sandi Anda setidaknya 3-6 bulan sekali untuk meningkatkan keamanan akun Anda.

Apa yang harus saya lakukan jika saya lupa kata sandi?

Gunakan fitur pengaturan ulang kata sandi di platform, dan jika Anda mengalami kesulitan, hubungi tim dukungan

Apakah saya bisa memiliki lebih dari satu alamat email perusahaan?

Ya, Anda bisa membuat beberapa alamat untuk berbagai departemen atau proyek di perusahaan Anda, yang dapat berguna untuk mengatur komunikasi.

Artikel, panduan, dan tutorial hosting terbaik untuk semua level

Tentang Penulis

Lenka Siker

Lenka adalah seorang programmer berpengalaman yang tahu bagaimana menavigasi berbagai platform dan sistem. Berbekal pengalaman lebih dari tiga tahun, ia mampu mengelola CMS seperti Drupal, TYPO3 dan Concrete5, dan juga mahir dalam WordPress, yang memberdayakan banyak situs web di seluruh dunia.

View All Articles